Preguntas frecuentes sobre el sistema de inventarios Nova
Lo que un negocio se pregunta antes de contratar: cómo se cargan los productos, qué pasa con el stock cuando te equivocas, cómo se cobra un crédito y qué ve cada persona de tu equipo. Elige un tema o recorre todas las preguntas.
Productos y stock
Con una planilla de Excel. Descargas la plantilla desde el sistema, llenas una fila por producto, subes el archivo y Nova te dice cuántos productos creó, cuántos actualizó y qué filas no pudo importar, con el motivo. El código decide qué pasa con cada fila: si el producto ya existe lo actualiza y, si no, lo crea.
Sí, desde una planilla de Excel con tres columnas: código del producto, cantidad y precio de compra. Si alguna fila tiene un error no se registra nada, y Nova te lista las filas que tienes que corregir para que no quede un ingreso a medias. Esta opción no está disponible si tu empresa trabaja con lotes y fechas de vencimiento.
El ingreso de mercadería registra una compra: guarda el proveedor, la factura y el precio de compra, y genera la nota de ingreso. Modificar cantidades sirve para corregir el stock a mano, por ejemplo después de un conteo o de una merma. Para una compra se usa siempre el ingreso.
Comparas lo que dice el sistema con lo que contaste usando el reporte de inventario físico, y corriges la diferencia en la pantalla de modificar cantidades. Cada cambio queda en el kardex del producto. Si tu empresa trabaja con lotes y fechas de vencimiento, esa pantalla no está y la corrección se hace desde los ingresos de mercadería.
Sí. Desde la lista de ingresos lo editas o lo cancelas, y Nova corrige el stock por ti. La cancelación no se puede deshacer. Si ya vendiste parte de esa mercadería, Nova no deja cambiar el ingreso y te explica por qué: la diferencia se corrige con modificar cantidades o con un nuevo ingreso.
Defines la cantidad de stock bajo de cada producto, que es el mínimo que quieres tener. Nova lista los productos que están por debajo de ese mínimo, con lo que les falta y empezando por los más urgentes, y también te lo muestra en la pantalla de inicio. Es una consulta: no envía avisos por correo.
Ventas y créditos
Sí. La venta queda a nombre de «SIN NOMBRE». La venta a crédito sí necesita un cliente, porque es a él a quien se le registra la deuda. También puedes registrar un cliente nuevo sin salir de la pantalla de venta.
Nova lo ajusta por ti: devuelve al stock lo de la venta anterior y descuenta lo nuevo, y actualiza también el pago o el crédito si cambió el monto, el cliente o el tipo de venta. Una venta cancelada ya no se puede editar.
Los productos vuelven al stock y se elimina el pago o el crédito de esa venta, junto con los pagos ya cobrados si era un crédito. La cancelación no se puede deshacer, así que conviene revisar los pagos antes de cancelar una venta a crédito.
Desde la lista de créditos agregas el pago a la deuda del cliente, con su fecha y, si quieres, una referencia. El pago no puede superar lo que el cliente debe, Nova te entrega el recibo y, cuando lo pagado iguala el total, el crédito pasa solo a completado.
En la lista de créditos ves lo pagado y lo pendiente de cada deuda. Además, el reporte de kardex de cliente funciona como su estado de cuenta: sus compras, sus pagos y el saldo que va quedando.
Cuentas, gastos y reportes
Sí. Si tu empresa usa cuentas, registras cada lugar donde tienes dinero (la caja, un banco) con su saldo. Al cobrar una venta al contado, cobrar un crédito o registrar un gasto, eliges la cuenta y Nova mueve su saldo; cada movimiento queda anotado con su razón.
Registrando el precio de compra en cada ingreso de mercadería. Con ese dato, el reporte de utilidad de productos calcula tu precio de compra promedio y la ganancia de cada producto vendido. Si vendes un producto al que nunca le registraste un ingreso, aparece sin costo ni utilidad.
Sí. El reporte de ventas del día te da el total vendido en esa fecha, y el de inventario físico te muestra lo que hay en cada ubicación, con su costo unitario y su valor. Los reportes de ventas cuentan solo las ventas activas, no las canceladas.
Sí. Cada reporte se abre en PDF para imprimirlo o guardarlo y casi todos se pueden descargar también en Excel, para ordenarlos, filtrarlos o sumarlos a tu manera. El de ventas por vendedor sale solo en PDF.
Equipo y accesos
Depende de su rol. El Admin ve todo. El rol Basic, pensado para quien lleva el almacén y las compras, carga productos, mercadería y gastos. El rol Vendor, para quien atiende al cliente, solo ve lo que necesita para registrar ventas. Cada persona entra con su propio usuario, así cada venta queda a nombre de quien la hizo.
Sí. Solo el administrador elige entre contado y crédito al registrar una venta. El resto del equipo usa el tipo de venta que tiene configurado tu empresa.
Lo hace el equipo de Nova: nos pides el alta, la baja o el cambio de rol de una persona y lo resolvemos.
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Escríbenos y te la respondemos. Si prefieres verlo funcionando, coordinamos una demo con los productos de tu negocio, sin compromiso.